Seguridad en Red y PC

Hola a todos! Soy nueva en el foro y aprovecho para presentarles un caso que me ha pasado la semana pasada:
En mi trabajo la semana pasada nos llegó un correo acerca de CSI (Computers and Structures, Inc.) diciéndonos que habían detectado que dentro de la empresa se estaba usando un software sin licencia, propiedad de ellos, y nos mandaron los datos de la computadora donde estaba alojado el software, junto con su dirección Mac, su nombre de host, numero de veces que se usó y correo de la persona que la usaba. Cabe mencionar que las actividades de la empresa no tienen nada que ver con ese software pero esa maquina la ocupaba otro chavo que estaba haciendo sus practicas profesionales con nosotros, al revisar la maquina, efectivamente!!! Era la que mencionaban en el correo y los datos eran correctos, mi pregunta es ¿Cómo pudieron saber todo estos datos? ¿Que medidas de seguridad se deberian tomar en la red? (Me asusta mucho la vulnerabilidad y facilidad con la que dieron con esos datos) Si alguien me puede asesorar se los agradeceria muchisimooo, no tengo mucha experiencia en redes y por eso pido su ayuda :'(